1、一般应具备大学本科及以上学历，或学士及以上学位，取得副研究馆员职称后，在相应专业技术岗位任职满5年。
2、对长期在基层一线从事档案专业基础性工作，工作业绩显著、贡献突出的人员，累计从事档案专业工作满20年以上，且任副研究馆员职务满7年以上的申报人员，由单位推荐，经审核同意后，大专学历也可申报研究馆员资格。对于受聘副研究馆员职务后取得更高学历者，在取得学历后从事相关专业技术工作满一年，方可按取得的最高学历或学位所对应的相关资历条件申报。任职年限计算截止到2023年12月31日。
在任副研究馆员期间，符合下列条件之一:
1、能够针对本单位、本系统、本行业档案业务建设、文化建设、依法治档建设及档案人才培养、综合管理等领域中的重大疑难问题制定有效的解决方案，得到省(部)级档案主管部门认可。
2、作为主要负责人制定本单位、本系统关于档案收集、保管保护、整理鉴定、利用编研及数据治理等工作中规范、规章、管理规定和发展规划，其中2项付诸实施，形成典型经验和案例，在本系统得到推广应用。
3、作为主要负责人制定本单位、本系统、本行业档案信息化建设发展规划或数字档案馆(室)建设方案等，并付诸实施，成功创评省(部)级档案主管部门批准的数字档案馆(室)。
4、作为主要负责人开发的新技术(新设备、新产品)，或开发利用档案信息资源，取得重大社会效益或经济效益。
5、作为主要负责人完成省(部)级立项档案研究课题1项。
6、作为第一完成人取得档案领域研究与实践成果获国家级专业学会二等奖以上;或获省级专业学会一等奖以上。
在任副研究馆员期间，符合下列条件之一:
1、独立或以第一作者在专业刊物公开发表档案专业学术论文5篇以上，其中在核心期刊发表不少于1篇。(2023年为申报过渡期，核心期刊发表不少于1篇不作限制性条件。)
2、独立或以第一作者公开出版档案学术著作或档案专业教材、译作1部以上，并独立或以第一作者在专业刊物公开发表档案专业学术论文3篇以上，其中在核心期刊发表不少于1篇。
3、独立或第一作者完成在行业内具有重大影响、领先水平的发明专利、行业标准等2项以上，并独立或以第一作者在核心期刊发表档案学术论文1篇以上。
